МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 14 мая 2020 г. N 240н

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
О ПОРЯДКЕ ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРИМЕНТА ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С РАБОТОЙ

В соответствии с пунктом 2 статьи 4 Федерального закона от 24 апреля 2020 г. N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" (Российская газета, 28 апреля 2020 г., N 92) приказываю:
Утвердить прилагаемое Положение о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой.

Министр
А.О.КОТЯКОВ

Утверждено
приказом Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 14 мая 2020 г. N 240н

ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРИМЕНТА ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С РАБОТОЙ

I. Общие положения

1. Настоящее Положение разработано в соответствии с пунктом 2 статьи 4 Федерального закона от 24 апреля 2020 г. N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" (далее - Федеральный закон).
2. Настоящее Положение определяет порядок проведения эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, связанных с работой (далее - эксперимент).
3. Эксперимент проводится в целях:
определения и создания условий для использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой, включая обмен информацией в форме электронных документов, связанных с работой, между работодателем, работником и лицом, поступающим на работу;
подготовки предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство Российской Федерации о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.
4. Участниками эксперимента являются:
Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации (далее - Министерство);
работодатели, изъявившие желание участвовать в эксперименте путем направления заявления в Министерство и участвующие в нем в соответствии с настоящим Положением;
работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на момент принятия работодателем решения об участии в эксперименте и выразившие путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления свое добровольное согласие на участие в эксперименте, а также на обработку персональных данных, в том числе на использование в ходе эксперимента электронной подписи работника в соответствии с положениями частей 2 и 3 статьи 7 Федерального закона;
лица, поступающие на работу, - физические лица, с которыми работодатель заключает трудовой договор во время проведения эксперимента и которые выразили свое добровольное согласие на участие в эксперименте, а также на обработку персональных данных, в соответствии с частью 4 статьи 6 Федерального закона (далее - соискатели);
оператор информационной аналитической системы общероссийской базы вакансий "Работа в России" <1> (далее - система "Работа в России") - Федеральная служба по труду и занятости (далее - Роструд).
--------------------------------
<1> В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2015 года N 885 "Об информационно-аналитической системе Общероссийская база вакансий "Работа в России" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 35, ст. 5000; 2018, N 7, ст. 1028).

II. Порядок организации и проведения эксперимента

5. Министерство на основании полученных от работодателей заявлений (рекомендуемый образец приведен в приложении N 1 к настоящему Положению) утверждает перечень работодателей - участников эксперимента.
В заявлении необходимо указать следующую информацию:
1) ИНН организации;
2) основной вид деятельности;
3) штатная численность работников;
4) предварительная численность работников - участников эксперимента;
5) наличие профсоюзной организации (организаций);
6) место проведения эксперимента.
Непредставление указанной информации является основанием для невключения работодателя в перечень работодателей - участников эксперимента.
Дополнение перечня осуществляется на основе заявлений, поступивших в Министерство до 1 декабря 2020 года.
Исключение из перечня осуществляется на основании поступивших заявлений работодателей - участников эксперимента (рекомендуемый образец приведен в приложении N 2 к настоящему Положению), а также в случае несоблюдения работодателями - участниками эксперимента настоящего Положения.
В случае принятия решения о невключении либо исключении работодателя из перечня Министерство уведомляет работодателя о принятом решении в письменной форме с указанием причин принятия данного решения в срок не позднее трех рабочих дней с момента принятия данного решения.
6. Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно <2>.
--------------------------------
<2> В соответствии с Федеральным законом от 24 апреля 2020 года N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" (Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 2020, 24 апреля, N 0001202004240028) (далее - Федеральный закон N 122-ФЗ).

Конкретная дата начала проведения эксперимента определяется работодателем - участником эксперимента самостоятельно.
7. Эксперимент проводится в отношении документов, связанных с работой, в отношении которых трудовым законодательством Российской Федерации предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись (рекомендуемый перечень приведен в приложении N 3 к настоящему Положению).
Конкретный перечень документов, в отношении которых проводится эксперимент, определяется каждым работодателем - участником эксперимента самостоятельно <3>.
--------------------------------
<3> В соответствии с частью 2 статьи 5 Федерального закона N 122-ФЗ.

8. В целях методического сопровождения эксперимента, включая методическое сопровождение деятельности работодателей по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, на официальном сайте Минтруда России в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" размещается соответствующая методическая информация.
Обращения участников эксперимента по вопросам его проведения направляются на адрес электронной почты Министерства mintrud@rosmintrud.ru с указанием темы "эксперимент ЭКДО" с названием файла, содержащего обращение, "статус участника. Фамилия, имя, отчество (при наличии) (для работника или соискателя). Наименование работодателя".
Ответ на обращение участника эксперимента по вопросам его проведения направляется не позднее 10 рабочих дней с момента поступления обращения в Министерство.
9. Департамент управления делами Министерства направляет обращения в соответствующий департамент Министерства и Роструд и копии в Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства для осуществления мониторинга поступающих обращений по тематике, видам экономической деятельности работодателей - участников эксперимента, субъектам Российской Федерации, где они (их подразделения) расположены.
10. Информация о результатах соответствующего мониторинга обращений по вопросам проведения эксперимента, поступивших непосредственно в Роструд, направляется Рострудом ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным, в Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства.
11. До начала эксперимента работодатель осуществляет мероприятия, предусмотренные частью 2 статьи 5 Федерального закона.
12. При планировании и проведении данных мероприятий следует учитывать представляемую работодателями - участниками эксперимента информацию о результатах проведения эксперимента и предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство Российской Федерации о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой (рекомендуемый образец приведен в приложении N 4 к настоящему Положению).
Указанная информация предоставляется в сроки до 1 августа 2020 г., до 1 декабря 2020 г. и до 2 апреля 2021 г.
13. Эксперимент может проводиться с использованием информационной системы работодателя и (или) системы "Работа в России".

III. Порядок взаимодействия информационных систем

14. При выборе информационной системы работодателя или системы "Работа в России" необходимо определить перечень видов документов, связанных с работой, какие будут создаваться, использоваться и храниться в информационной системе работодателя, а какие в системе "Работа в России".
15. Работодатели - участники эксперимента должны обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой "Работа в России" в целях реализации предусмотренного подпунктом 4 части 2 статьи 6 Федерального закона права работника обратиться к работодателю в письменной форме или в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя с заявлением о размещении электронного документа, связанного с работой, в личном кабинете работника в системе "Работа в России".
В целях использования системы "Работа в России" до участников эксперимента доводится регламент использования системы "Работа в России", а также иные необходимые документы.
16. В целях эффективного использования системы "Работа в России" осуществляется опытная эксплуатация (далее - ОПЭ), анализ ее результатов, модернизация программных средств, доработка программного обеспечения.
Срок проведения ОПЭ подсистемы "Электронный кадровый документооборот" (далее - Подсистема ЭКД) в системе "Работа в России" - с 20 июля 2020 года по 4 сентября 2020 года. Для проведения ОПЭ Министерство в срок до 1 июля 2020 года определяет работодателей - участников эксперимента, которые выразят согласие на участие в проведении ОПЭ.
17. Для осуществления электронного кадрового документооборота в системе "Работа в России" работодатели - участники эксперимента должны быть зарегистрированы в Единой системе идентификации и аутентификации (далее - ЕСИА) и получить усиленную квалифицированную электронную подпись (далее - УКЭП) работодателя в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронных подписях.
Работники работодателей - участников эксперимента, участвующие в ОПЭ, должны быть зарегистрированы в ЕСИА.
Количество соискателей (работников) при проведении ОПЭ не ограничено и определяется работодателями, участвующими в ОПЭ. В целях сбора информации и учета пожеланий (замечаний) при проведении ОПЭ списки соискателей (работников) с указанием контактных данных должны быть представлены в Министерство до 10 июля 2020 года.
18. С 1 октября 2020 года все заинтересованные работодатели и соискатели (работники) вправе принять участие в проведении эксперимента в части использования системы "Работа в России".
19. В случае, если работодатель - участник эксперимента осуществляет работу с кадровыми документами в Подсистеме ЭКД, предоставление соискателю (работнику) электронных документов, связанных с работой, осуществляется через "Личный кабинет работодателя". Подписание кадровых документов посредством Подсистемы ЭКД осуществляется при использовании УКЭП со стороны работодателя и простой электронной подписи со стороны работника (соискателя). Учетная запись работника (соискателя) в ЕСИА должна быть подтвержденной.
20. Соискатель (работник) может ознакомиться с отправленными ему работодателем электронными документами в "Личном кабинете соискателя (работника)" после аутентификации в системе "Работа в России".
21. В случае, если работодатель осуществляет работу с электронными документами, связанными с работой, в собственной информационной системе, предоставление соискателю (работнику) указанных документов осуществляется согласно положениям соответствующих локальных нормативных актов и трудовых договоров. После подписания сторонами трудового договора в электронном виде работодатель направляет работнику документы, связанные с работой, способом, указанным в положениях соответствующих локальных нормативных актов и трудовых договоров.
При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении в них изменений с использованием информационной системы работодателя используются УКЭП работодателя и УКЭП либо усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - УНЭП) работника (соискателя) <4>.
--------------------------------
<4> В соответствии с частью 2 статьи 7 Федерального закона N 122-ФЗ.

При подписании иных электронных документов, связанных с работой, с использованием информационной системы работодателя используются УКЭП работодателя и электронная подпись работника, вид которой определяется в локальном нормативном акте с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии) <5>.
--------------------------------
<5> В соответствии с частью 2 статьи 5 Федерального закона N 122-ФЗ.

УНЭП работнику выдается работодателем только с письменного заявления работника с подтверждением получения сертификата такой подписи работником.
В случае письменного изъявления желания работника (соискателя) о предоставлении ему через систему "Работа в России" электронной версии документов, подписанных посредством информационной системы работодателя, работодатель должен направить данные документы в "Личный кабинет соискателя (работника)" в системе "Работа в России" посредством интеграции информационной системы работодателя с порталом "Работа в России" либо посредством загрузки данных документов через личный кабинет работодателя в системе "Работа в России".
22. В локальных нормативных актах, регламентирующих проведение эксперимента в организации, использование электронной подписи работодателем и работником, рекомендуется отражать следующие вопросы:
перечень видов электронной подписи, применяемых при проведении эксперимента, порядок, способы хранения, проверки электронной подписи, порядок обеспечения работников электронной подписью;
права и обязанности работников и работодателя при проведении эксперимента;
соблюдение режима рабочего времени при работе с электронными документами;
обязанности и права работников (по видам электронных документов, по должностям, подразделениям (при наличии дифференциации обязанностей и прав по должностям и подразделениям) при работе с электронными документами: при разработке, согласовании, подписании, утверждении, ознакомлении, хранении, передаче, обмене, контроле, защите информации, работе с личными кабинетами (при наличии), других процедурах;
порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;
обязанности работников по соблюдению правил безопасности работы с ключами электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронных подписях, персональными компьютерами, мобильными устройствами, компьютерами общего пользования (при наличии);
порядок хранения и уничтожения электронных документов;
порядок направления работниками запросов работодателю на получение электронных документов удобным им способом;
порядок предоставления электронных документов, связанных с работой, по запросам работников, уполномоченных органов и организаций, в том числе при осуществлении государственного контроля (надзора), а также профессиональных союзов;
порядок ознакомления работников и их представителей (при наличии таких представителей) под подпись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;
обучение работников по вопросам проведения эксперимента;
порядок разрешения спорных ситуаций;
другие вопросы, связанные с проведением эксперимента.
При проведении контрольно-надзорных мероприятий работодатель предоставляет органам, осуществляющим контрольно-надзорные функции, документы, связанные с работой, в электронном виде.
23. До начала проведения эксперимента в коллективный договор (при его наличии), в трудовые договоры или в приложения к трудовым договорам либо в отдельные соглашения между работниками и работодателями, заключаемые в письменной форме, включаются сведения и (или) условия, предусмотренные частью 1 статьи 8 Федерального закона.

IV. Порядок подготовки докладов о проведении эксперимента

24. В целях подготовки Министерством и направления в Правительство Российской Федерации предварительного (не позднее 31 января 2021 года) и итогового (не позднее 31 мая 2021 года) докладов о результатах проведения эксперимента и предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство Российской Федерации о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой, работодатели - участники эксперимента направляют в Министерство информацию в электронной форме о результатах проведения эксперимента и предложениях о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство Российской Федерации о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой (рекомендуемый образец приведен в приложении N 4 к настоящему Положению).
25. Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства с участием Департамента информационных технологий, Департамента цифрового развития и реализации проектов, Департамента занятости населения, Департамента правовой, законопроектной и международной деятельности Министерства и Роструда на основе обобщения поступившей информации готовит доклады о результатах проведения эксперимента, направляет их в Российскую трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений (далее - Комиссия).
Оценка эффективности и результативности эксперимента отражается в докладах согласно следующим критериям (показателям):
1) сфера проведения эксперимента:
а) количество видов экономической деятельности, к которым относятся работодатели - участники эксперимента;
б) количество субъектов Российской Федерации, на территории которых находятся работодатели - участники эксперимента (их подразделения);
в) основные виды структурных подразделений организаций, работники которых участвуют в эксперименте;
г) планируемая численность работников, которым работодателями - участниками эксперимента будет предложено применять электронные документы, связанные с работой, после внесения соответствующих изменений в законодательство;
2) проблемные вопросы, выявленные в ходе эксперимента:
а) количество жалоб/споров с работниками (в разбивке по тематике с указанием основных проблемных вопросов);
б) количество работодателей/работников, вышедших из эксперимента;
3) использование системы "Работа в России": количество работодателей - участников эксперимента, использующих систему "Работа в России";
4) отработка порядков и условий создания, использования и хранения работодателем электронных документов, связанных с работой, процедур участия в них работника:
а) количество внесенных в ходе эксперимента изменений в локальные нормативные правовые акты работодателей - участников эксперимента;
б) количество обоснованных предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.
26. Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства с участием Департамента информационных технологий, Департамента цифрового развития и реализации проектов, Департамента занятости населения, Департамента правовой, законопроектной и международной деятельности Министерства и Роструда уточняет доклады по итогам рассмотрения в Комиссии и направляет их в Правительство Российской Федерации.

V. Контроль за проведением эксперимента

27. Контроль за проведением эксперимента осуществляется Рострудом, государственными инспекциями труда в субъектах Российской Федерации и профессиональными союзами <6> в случае получения обращений работников (соискателей) либо их представителей.
--------------------------------
<6> В соответствии со статьей 370 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3; 2006, N 27, ст. 2878, N 52, ст. 5498) и частью 6 статьи 5 Федерального закона N 122-ФЗ.

28. Государственные инспекторы труда имеют право требовать предоставления электронных документов, связанных с работой, подписанных УКЭП работодателя либо от работодателя - участника эксперимента, либо путем ознакомления с соответствующими документами с использованием системы "Работа в России".
Профессиональные союзы имеют право требовать от работодателя - участника эксперимента предоставление электронных документов, связанных с работой, подписанных УКЭП работодателя <7>.
--------------------------------
<7> В соответствии с частью 6 статьи 5 Федерального закона N 122-ФЗ.

29. Роструд с участием государственных инспекций труда в субъектах Российской Федерации ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным, обобщает информацию о проведении и результатах контрольно-надзорных мероприятий в отношении работодателей - участников эксперимента и направляет в Министерство информацию о тематике и количестве поступивших обращений и работодателей - участников эксперимента.

Приказ Минтруда России от 14.05.2020 N 240н "Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" {КонсультантПлюс}